電子メールのマナーについてはいろいろな人がWEBでも書籍でも言っているが、いま一度自分なりに整理してみようと思います。
基本は会社内外のビジネスメールとすると、
1.件名が空白なのはよくない
→ 件名に「こんにちは」とかも×。件名だけでも要旨が伝わるとベター
2.役職名と様は併記しない 「○○部長様」→「○○部長」
3.一つのメールに複数の用件を詰め込まない
4.返信や転送で引用の部分は引用記号「＞」を付けて区別する
5.長文の時は、最初か最後に長文である旨を一言加える
6.長文の時は、結論や要点を最初に列記しておく
7.開封確認は用いない
8.添付ファイルはサイズを考慮する
9.個人情報は送らない。どうしても必要な場合はパスワード付きZIPなどにする。
また、文章を書くという点に絞ると、
10.ひとつの文は30～40字程度にとどめる
11.漢字とひらがなの割合を考える(漢字だらけを避ける)
12.「ですます調」で書く
セキュリティ面からは、
13.自分のPCのアンチウィルスソフトは定義ファイルを新しくしておく
14.可能な限りHTMLメールは避け、テキストメールにする
15.パスワード付き添付ファイルの時は、パスワードは別のメールに分ける
とかくメールだと突き放したような文章になりがちで、相手が困惑したり怒ったりすることもあるので、相手の心情も考え、相手の立場で全文を読み返したりして、誤解を与えないような配慮が重要ですね。
